Messe-Nachbearbeitung: das Gespräch nicht verlieren

Nach einer Messe erinnert sich eine kontaktierte Person meist an mehrere Standgespräche, nicht nur an eines. Wer als Erster mit einer relevanten, persönlichen Nachricht folgt, hat einen klaren Vorteil gegenüber Unternehmen, die erst nach zwei oder drei Wochen reagieren. Dieser Vorteil lässt sich kaum durch bessere Inhalte ausgleichen, wenn das Zeitfenster bereits verstrichen ist.

Das Problem liegt selten am Willen, schnell zu reagieren, sondern an fehlender Vorbereitung: Wenn Nachbearbeitung-Texte, Layouts und Unterlagen erst nach der Messe entstehen, vergehen oft Tage allein für die Produktion. Deshalb gehört die Vorbereitung des Material für die Nachbearbeitungs in die Planung vor der Messe, nicht in die Zeit danach.

Ein wirksames Nachbearbeitung braucht mehr als eine Standardvorlage mit dem Namen des Ansprechpartners. Sinnvoll ist eine kleine Anzahl vorbereiteter Varianten, die sich an Gesprächsverlauf und Interesse orientieren – etwa eine Variante für Personen mit Produktinteresse, eine für Personen mit allgemeinem Informationsbedarf und eine für vereinbarte Folgetermine.

Diese Varianten entstehen bereits vor der Messe, mit Platzhaltern für individuelle Notizen aus dem Gespräch. So bleibt die Reaktion nach der Messe schnell und trotzdem persönlich, weil nur noch die individuelle Ergänzung fehlt, nicht die gesamte Nachricht.

Damit diese Ergänzung tatsächlich schnell gelingt, braucht es am Stand ein einfaches Notizsystem – wenige feste Felder statt freier Fliesstext, damit sich Gesprächsnotizen später ohne Interpretationsaufwand in die passende Variante einsetzen lassen.

Ein häufiger Schwachpunkt liegt an der Schnittstelle zwischen Marketing und Vertrieb: Kontaktlisten ohne Gesprächskontext zwingen den Vertrieb, bei jedem Kontakt erneut nachzufragen, worum es ging. Sinnvoller ist eine strukturierte Übergabe, die Gesprächsnotiz, Priorität und bereits versendetes Material für die Nachbearbeitung zusammenführt, damit der Vertrieb direkt am Punkt weiterarbeiten kann, an dem das Standgespräch endete.

Diese Übergabeform sollte bereits vor der Messe mit dem Vertrieb abgestimmt sein, inklusive Format und Frist. Ohne diese Absprache entscheidet oft der Zufall, wie schnell und wie vollständig Kontakte tatsächlich bearbeitet werden.